Mobile Datenerfassungssysteme: Digital Pen oder Tablet PC?
Eine Entscheidungshilfe!

Unser System bietet die einzigartige Möglichkeit die Daten mit verschiedensten mobilen Datenerfassungssystemen und Geräten zu erfassen und im selben Workflow zu verarbeiten. Sie haben die Möglichkeit die Daten mit folgenden Methoden zu erfassen:

  • Digital Pen oder Digitalem Stift
  • naturalFORMS mit Android und iOS Tablet Computer
  • naturalFORMS mit Android und iOS Smartphone
  • Windows Tablet Computer
  • Windows Desktop Anwendungen
  • Mobile Datenerfassungsgeräte
  • PDF Formulare

Tablet Computer stellen zum derzeitigen Stand der Technik definitiv keine gleichwertige Alternative zu Digital Pen & Paper Systemen dar, sie sind lediglich als Ergänzung denkbar, um z.B. die eigene Produktpalette mit Multimediadaten zu präsentieren. Folgende Gründe sprechen für den Einsatz von Stift und Papier:

1. Flexibilität und Kosten für App Entwicklung

Apps auf Tablets benötigen eine kostenintensive und unflexible Programmierung. Sollte sich die Erfassung auf einem Tablet ändern, muss die Applikation geändert werden.
Formulare mit unserem System können in kürzester Zeit erstellt werden und sind sofort verfügbar. Ein Formular zu ändern ist einfach und schnell möglich. Alte Formularversionen welche bereits verteilt sind können problemlos weiter verwendet werden.

2. Anwenderfreundlichkeit und Arbeitsumgebung

Nicht jeder Mitarbeiter ist geeignet ein technisch komplexes Gerät wie ein Tablet zu bedienen, Mitarbeiter müssen in der Bedienung geschult werden. Mit Stift und Papier jedoch kann auch ungeschultes Personal sofort problemlos arbeiten.
Weiters ist es in vielen Arbeitsumgebungen nicht möglich ein Tablet zu bedienen wie z.B. unzugängliche, schmutzige und sehr feuchte Umgebungen. Unser System funktioniert auch noch bei verschmutzten und zerknüllten Formularen, da kleine Fehler bei der Rastererkennung automatisch ausgeglichen werden. Es ist auch möglich spezielles Papier zu verwenden, welches äußerst resistent gegen Schmutz und Zerreißen ist.
Tablet Computer werden z.B. auf Baustellen durch Staub und Feuchtigkeit stark beansprucht, Displays werden durch Staub innerhalb kurzer Zeit zerkratzt. Es können nur sehr teure Android Geräte mit spezieller IP Schutzklasse verwendet werden. Wenn Mitarbeiter z.B. mit Handschuhen arbeiten und zwischendurch Daten erfassen müssen, ist das mit Tablet kaum möglich. Mit dem Digital Pen kann man jedoch auch mit Handschuhen problemlos schreiben.
Android Tablets haben den Nachteil, dass nach kurzer Zeit die Version veraltet ist und nur bei teuren Geräten Updates längere Zeit verfügbar sind. In der Regel muss das Tablet nach spätestens 3 Jahren ausgetauscht werden. Stifte hingegen sind wesentlich langlebiger, Kunden von uns arbeiten teilweise bereits seit über 8 Jahren mit dem gleichen Stift.

3. Unterschied Multimedia und Formulardatenerfassung

Vielfach werden Tablets von technikbegeisterten Mitarbeitern einer Firma der Betriebsleitung empfohlen, da diese als modernes Gadget ein sog. „must have“ sind und viele Möglichkeiten im Bereich mobiles Internet und Multimedia Darstellung bieten. Dabei wird jedoch übersehen, dass die Eingabe eines Formulars im praktischen Einsatz auf einem solchen Gerät in keiner Weise mit der Bedienung eines Multimediaplayers oder Webbrowsers zum Surfen vergleichbar ist. Funktionen wie Multitouch, swiping etc. nützen bei der Eingabe von Text wenig.

4. Mangelnder Komfort bei der Texteingabe

Die Texteingabe auf Tablets ist in Komfort und Geschwindigkeit in keiner Weise mit normalem Schreiben vergleichbar, speziell für mehrseitige Formulare. Die Eingabe über die virtuelle Tastatur verlangt volle Konzentration und viel mehr Zeit als mit einem Stift. Eingabefelder müssen zuerst vorausgewählt werden, erst dann wird die Texteingabe aktiviert. Die Texteingabe erfolgt über ein virtuelles Keyboard oder handschriftlich, danach muss die Eingabe zum Speichern in das Feld bestätigt werden. Die Eingabe ist also wesentlich komplexer als mit dem Stift ein Feld auf einem Formular auszufüllen. Die Eingabe auf Tablet Computern oder Laptops verlangt die volle Konzentration und stört ein professionelles Verkaufs- oder Beratungsgespräch damit erheblich.

5. Übersichtlichkeit

Es ist schwer mehreren Anwesenden die erfassten Daten auf einem Tablet ersichtlich zu machen, vor allem bei mehrseitigen Formularen. Es fehlt also an Transparenz für den Gesprächspartner und damit entsteht ein Vertrauensdefizit für den erfassten Inhalt. Papierformulare hingegen sind übersichtlich zu erfassen und für jeden Teilnehmer offen einsehbar. Sie können sofort kopiert oder über das DPP System verteilt werden.
Der Formular Ausschnitt auf dem Tablet ist bei der Eingabe immer relativ klein, es muss oft gescrollt werden um andere Teile des Formulars aufzurufen.

6. Die Unterschrift

Benötigen Sie die Unterschrift eines Kunden ist das Tablet völlig ungeeignet, da der Schriftzug unmöglich verifiziert werden kann. Der Schriftzug sieht durch die unterschiedliche Oberflächenreibung beim Schreiben im Vergleich zu Stift und Papier völlig anders aus. Bei Stift und Papier ist die Rechtslage eindeutig, da eine biometrische Verifizierung erfolgt und die Unterschrift auch mit anderen Versionen des Unterzeichners verglichen werden kann. Es ist sogar ein Echtzeit Playback mit Darstellung von Anpressdruck möglich. Die Daten werden über einen Cloud basierenden SIGNificant Server der österreichischen Firma Xyzmo analysiert. Außerdem ist nach aktueller Rechtslage immer eine Unterschrift auf Papier notwendig um ein Rechtsgeschäft zu besiegeln.

7. Der Formfaktor

Tablets kann man in zwei Grundgruppen einteilen, einmal ca. 5-8 Zoll groß, und die Gruppe welche 10 Zoll und mehr verfügen.
Die kleineren Geräte sind zwar handlich und können auch als Telefon verwendet werden, die Darstellung ist jedoch viel zu klein.
Die größeren Geräte benötigen genauso wie Netbooks eine Schutztasche und sind im Vergleich zum Stift unhandlich und schwer. Wenn ein Tablet aus Arbeitshöhe auf den Boden fällt ist die Möglichkeit der Beschädigung wesentlich größer als wenn ein Stift runterfällt. Es ist uns nicht bekannt, dass bei einem unserer Kunden in den letzten 8 Jahren ein Stift durch herunterfallen defekt geworden ist.

8. Der Akku

Tablets besitzen zwar teilweise leistungsfähige Akkus. Wenn dieser jedoch leer ist, muss erst wieder aufgeladen werden und das Tablet ist nicht mehr funktionsfähig. Akkus können bei Tablets nur selten getauscht werden.
Der Stift kann bei normalem Betrieb sogar mehrere Monate ohne Aufladen verwendet werden. Bevor der Akku leer wird, meldet dies der Stift mit regelmäßigen Vibrationen. Auch dann können noch viele Formulare verarbeitet werden bevor der Stift nicht mehr funktioniert.

Vorteile des Tablet Computer

Es gibt auch Einsatzbereiche, bei denen ein Tablet Computer notwendig ist.

1. Wenn für Formularfelder umfangreiche Auswahllisten notwendig sind

2. Wenn keine Verifizierung zur Kontrolle der Schrifterkennung möglich ist und die Daten ungeprüft sofort verarbeitet werden sollten.

Wenn der Einsatz eines Tablets unumgänglich ist, können wir mit unserer naturalFORMS Lösung auch diesen Einsatzbereich optimal abdecken.
Wie Sie sehen, birgt der Einsatz von Tablet Computern mit herkömmlichen Apps ein großes Risiko und eine nachträgliche Umstellung ist nur mit sehr hohem Aufwand und Kosten möglich. Bei Verwendung unseres naturalFORMS Systems, ist Ihre Investition gesichert. Sie können jederzeit zwischen Stift und Tablet wechseln und beides auch gemeinsam verwenden.