FormCommander

FormCommander » Mobile Datenerfassung und Datenübermittlung » Ihr digitales Formular

Das FormCommander System besteht aus verschiedenen leistungsfähigen und sehr flexiblen Modulen für die intelligente Formularverarbeitung von mobilen Datenerfassungssystemen. Verifizierung und Dokumentenmanagement in Verbindung mit Digital Pen and Paper Systemen, Tablet Computern (iPad und Android) und mobilen Erfassungsgeräten aller Art.

Hier sehen Sie einen typischen Ablauf sowie eine kurze Übersicht über die Möglichkeiten des Systems. Sämtliche Abläufe, Konvertierungen, Weiterleitungen, Import- und Exportschnittstellen können einfach und flexibel konfiguriert werden. Der FormCommander Verifier dient zur Kontrolle der Formulare bzw. Dokumente und ist als Desktop Version, Webapplikation für Desktop sowie als mobile Webanwendung verfügbar.

Formulardruck

Formular ausfüllen

Lexikon
Formular verketten
Formular stornieren

Text Korrektur

Korrektur automatisch

Plausibilitätsprüfung

Digitale Unterschrift

Farbwahl

Evernote
Word

Email-Weiterleitung

Penpusher Response
Fotos-Barcodes-Dateien
Folgeformulare

Formular Druck

Das Formular für den Auftrag wird mit den Kundendaten aus dem ERP System über den sogenannten Printprozessor ausgedruckt. Die Daten welche das Formular beim Druck beinhalten soll können über eine XML Datei oder über die Formulartabelle am MySQL Server übergeben werden. Die mitgedruckten Daten werden im resultierenden XML wieder zurückgesendet. Natürlich können auch leere Formulare gedruckt werden. Das System ist auch in der Lage sog. Full-Dynamic-Formulare zu erstellen. Dabei wird auch das komplette Formularlayout sowie der Inhalt im XML definiert. Es können dazu auch PDF, JPG oder BMP Dateien als Hintergrund bzw. als Images eingefügt werden. Es ist sogar möglich beim Import von PDF Dateien anderer Systeme Barcodes zu lesen und diese in Formularfelder zu speichern, damit ist eine eindeutige Zuordnung im Workflow jederzeit gegeben. Der FormCommander registriert beim Druck die eindeutige Seiten ID und registriert das Formular im System. Damit ist eine Kontrolle über nicht ausgefüllte Formulare möglich und es können automatisch Mails zur Erinnerung an den User gesendet werden.

Formular ausfüllen

Der Anwender füllt das Formular mit dem elektronischen Kugelschreiber aus. Der digitale Stift erkennt anhand dem mitgedruckten Raster die Position und speichert diese als Vektordaten im Stift. Jede Seite ist absolut eindeutig und kann jederzeit mit Daten ergänzt werden. Ausgenommen davon sind Formulare, welche nur für den einmaligen Versand konfiguriert wurden.
Der FormCommander ist in der Lage Daten von mehrfach gesendeten Formularen intelligent zu kombinieren. Es werden z.B. bereits korrigierte Daten beim Import berücksichtigt, also nicht durch die Daten des nochmal gesendeten Formulars überschrieben.
Der User hat dabei viele Möglichkeiten der Korrektur, Formularverkettung, Weiterleitung sowie dem Anhängen von zusätzlichen Daten wie Fotos und Dateien.

Lexikon, Subsets und Sprachunterstützung

Die Schrifterkennung von Felder kann über spezielle Lexikon-Definitionen wesentlich verbessert werden. Es stehen Standard Lexika für über 22 Sprachen zur Verfügung, zusätzlich können eigene Lexika z.B. mit dem Artikelstamm oder Kundennamen hinterlegt werden. Subsets sind Listen mit Zeichen welche in Feldern vorkommen dürfen. Das FormCommander System kann aus häufig vorkommenden Wörtern wie z.B. Fachausdrücken automatisch ein Lexikon erstellen, ebenso aus Daten anderer Systeme sowie von Usern beim Kontrollieren der Formulare. Diese Daten können dann automatisch im System der Schrifterkennung installiert werden ohne komplizierte Konvertierungen und DPP Server Zugriffe.

Formulare bei Bedarf verketten

Wenn ein zweites Formular benötigt wird, markiert der Anwender in einer Checkbox am Formular, dass ein weiteres Formular zu diesem Vorgang folgt. Alle nachfolgenden Formulare werden im FormCommander automatisch mit dem ersten Formular verbunden. Diese Funktion ist von Vorteil wenn z.B. zu einem Verkaufsformular Folgeseiten benötigt werden oder zusätzliche interne Infos für den Innendienst. Es ist auch möglich die Formulare in einer Baumstruktur mit beliebigen Ebenen zu verbinden. Im Verifier werden die Dokumente in einer Baustruktur dargestellt, neue Dokumente wie Word, EXCEL Dateien, Bilder oder Sprachnachrichten können über Drag & Drop eingefügt werden.

Zeilen stornieren

Zeilen können mittels Checkbox am Anfang oder Ende der Zeile als storniert gekennzeichnet werden. Der FormCommander entfernt automatisch den Inhalt dieser Zeile aus der resultierenden XML Datei mit dem Ergebnis aus der Schrifterkennung.

Text korrigieren

Bei Schreibfehlern kann der Anwender den falschen Text einfach durchstreichen und danach den richtigen Text anfügen, das System entfernt automatisch den durchgestrichenen Text und ignoriert diesen bei der Schrifterkennung.

Automatische Korrektur von Feldern

Der Anwender berechnet z.B. in einem Verkaufsformular die Summe der Preise und trägt diese im Summenfeld ein, später wird diese Summe vom FormCommander beim Import geprüft. Wenn der Anwender keine Summe einträgt, wird diese vom System automatisch berechnet und in das Formular eingefügt. Wenn die Summe vom Anwender falsch berechnet wurde, wird diese rot umrandet dargestellt, damit ist der Fehler beim Prüfen der Formulare sofort deutlich sichtbar. Bei Bedarf kann auch am Telefon des Users eine Meldung angezeigt werden oder der User erhält ein Email mit einem Link, über den das Formular dann am Server korrigiert werden kann.
Es können auch beliebige andere Aktionen im FormCommander bei bestimmten Formularinhalten ausgelöst werden, wie z.B. SMS an den User senden, Email an Sachbearbeiter wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind, oder Meldung an Einkauf wenn nicht lagernde Artikel verkauft wurden.
Es ist auch möglich Daten aus Ihrem System in den FormCommander zum Verifizieren zu Importieren. Wenn z.B. der Artikelstamm bei bestimmten Feldern hinterlegt wird, ist es möglich zu prüfen ob der Artikel vorhanden ist und ob z.B. die verfügbare Lagermenge entspricht. Die Artikelbezeichnung kann vom System dann automatisch in das Formular eingetragen werden wenn diese nicht ausgefüllt wurde.

Plausibilitätsprüfungen

Der Anwender muss die Zeit für seine Tätigkeit ausfüllen. Auf Grund der Vektoranalyse und des Zeitstempels für jede Linie kann der tatsächliche Zeitpunkt des Ausfüllens mit der Zeit die eingetragen wurde verglichen werden. Wenn die Zeiten innerhalb eines frei definierbaren Zeitrahmens nicht übereinstimmen, wird das Feld automatisch rot umrahmt. Zusätzlich können Aktionen wir das Senden eines Emails, SMS oder Skype Message im Script definiert werden.

Unterschriften – Signaturen

Mittels biometrischer Unterschriftenverifizierung können Signaturen überprüft werden. Dabei werden auch der Anpressdruck und die Schreibgeschwindigkeit analysiert. Im FormCommander können Unterschriften in einem Echtzeit-Playback kontrolliert werden. Abweichungen in der Schreibgeschwindigkeit und dem Anpressdruck sind sofort ersichtlich.

Farbwahl

Mittels Farbwahlfelder können Textteile in unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Dazu muss lediglich mit dem Stift kurz auf das Farbfeld getippt werden, der folgende Text wird im resultierenden PDF in der entsprechenden Farbe dargestellt. Diese Funktion ist vor allem bei Skizzen sinnvoll.

Formular Export mittels Checkboxen wählbar

Der FormCommander ist in der Lage Formulare mittels Checkboxen oder automatisch mittels flexibler Konfiguration und Skripten in beliebige andere Formate und Systeme zu übertragen. Sie können z.B. in Evernote ein Notizbuch für die Formulare anlegen, in welches diese beim Import in den FormCommander sofort als PDF und im Klartext übertragen werden.
Die Formulare können ebenso über MS Word Vorlagen ins Word Format übertragen werden. Die Vorlage kann beliebig gestaltet werden. Das Word Dokument wird dann bei der Weiterleitung an das PDF Formular als Attachment angefügt.
Formulare können im FormCommander als PDF, Word Dokument, editierbares PDF Dokument und HTML Formular weitergeleitet werden. Editierbare PDF und HTML Formulare können dann verändert und die Daten wieder im System gespeichert werden.

Email, Fax und SMS Weiterleitung

Durch die Wahl von fixen Emailadressen über Checkboxen auf dem Formular oder über eine Verteilerzeile können Formulare flexible weitergeleitet werden. Sie können im Verteiler eine oder mehrere Emailadressen, Fax- oder Telefonnummern eintragen, das Formular wird dann als PDF und auf Wunsch auch im Klartext entsprechend weitergeleitet. Bei SMS wird nur der Klartext aus dafür definierten Feldern weitergeleitet.
Sie können damit Ihren Kunden sofort eine Kopie des Formulars zusenden.
Im jeweiligen Email kann über Scripts der Inhalt eines jeden Formularfeldes in den Text oder das Subjekt eingefügt werden. Sollten Emails nur bei bestimmten Bedingungen weitergeleitet werden, dann kann dies ebenfalls über Scrips definiert werden, z.B. nur wenn bestimmte Checkboxen markiert wurden oder auf Grund von Feldinhalten.

Response und Korrekturen auf dem Smartphone

Wenn die Daten übertragen wurden, kann auf dem Telefon oder am PC Client ein individueller Text dargestellt werden, z.B. wenn das Formular nicht korrekt ausgefüllt wurde. Dann können direkt am Smartphone die Daten korrigiert und nochmal gesendet werden. Das ist vor allem bei wichtigen Feldern wie z.B. Emailadressen zum Weiterleiten, Kundennummern, Auftragsnummern etc. sinnvoll, Sie können die Formulare beim Import ohne Korrekturen oder Überprüfungen sofort dem Geschäftsfall eindeutig zuordnen.

Anfügen von Fotos, Barcodes, Sprachnachrichten und Dateien

Es können Fotos, Barcodes, Sprachnachrichten und Dateien über den Client am Telefon nach dem Senden des Formulars angefügt werden. Diese werden direkt über den Client erfasst. Im FormCommander Verifier können diese Daten dann übersichtlich dargestellt und zusätzliche Dateien an das Formular angefügt werden. Zusätzlich können Formulare und externe Dokumente auch untereinander verknüpft werden.

Automatische Erstellung von Folgeformularen

Es ist möglich skriptgesteuert auf Grund des Inhalts bestimmter Formularfelder automatisch neue Formulare zu erstellen, bei welchen der Inhalt von bestimmten Feldern mit Werten aus dem Hauptformular befüllt werden. Es kann entweder das Folgeformular sofort an einen Drucker gesendet werden, über naturalFORMS per Email an einen Anwender mit Tablet Computer oder für die spätere Verarbeitung im sog. Workflowbatch hinterlegt werden. Damit kann z.B. bei einer Schadenserhebung sofort ein Formular mit den Daten der Anlage erstellt und gedruckt werden.