FormCommander

Funktionsübersicht FormCommander für mobile Datenerfassungssysteme

Digitale Formulare auf Tablets (Android und iPad) sowie Digital Pen and Paper » mobile Daten

Allgemein – Ablauf

  • Einfachste Installation und wartungsfrei
  • Direkte Kommunikation mit dem Formidable Server (Linux) von XMS Penvision
  • Erstellung von Formularen über Formidable Designer (Flash Interface) oder dem FormCommander Designer
  • Verarbeitung von Formularen über Digital Pen & Paper (elektronischen Kugelschreiber und Papier) oder naturalFORMS über Tablet Computer (iPad oder Android) in einem zentralen System
  • Userverwaltung mit individueller Definition von Formularweiterleitungen per Email, FAX, SMS, SKYPE etc.
  • Formularverwaltung und Dokumentenverwaltung mit umfangreichen Such-, Filter- und Verifizierungsfunktionen über Desktop oder integriertem Webinterface
  • Abbilden kompletter Workflows über Formularverknüpfungen in Baumstruktur sowie Verbindung der Formulare mit externen Daten wie z.B. Bildern oder Sprachdateien
  • Intelligente, scriptgesteuerte PDF Formularverarbeitung mit automatisch berechneten Summen, ergänzen von Texten und Bildern, markieren von Feldern bei Fehler etc.
  • Detaillierte Logfiles für sämtliche Abläufe und detaillierte History der Formularbearbeitung
  • Komfortabler Druck mit voller Kontrolle des Spooler, bei jedem Formular kann damit der komplette Durchlauf vom Druck bis zum Export exakt überwacht werden
  • Vorbefüllen von Formularen mit Daten wie z.B. Kunden- oder Auftragsdaten
  • Full Dynamic Formulare, jedes Formular kann unterschiedlich über Scripts definiert und gedruckt werden, z.B. für Verträge, Patienteninfo, etc.
  • Flexible Schnittstellen zu anderen IT-Systemen für Import und Export
  • Intelligente, scriptgesteuerte Verarbeitungslogik für Import, Export, Verteilung an Sachbearbeiter, etc.
  • Verbindung mit Formidable Server für Abgleich von Usern und Applikationsdaten
  • Mehrsprachig für die Unterstützung international tätiger Unternehmen, Basissprachen sind Deutsch, Italienisch und Englisch

Datenverarbeitung

  • Import von PDF, XML, PrePop Daten sowie individuellen Anhängen wie Bilder, Dateien oder Sprachnachrichten welche mit Formularen gesendet werden
  • Speichern lokal als PDF und XML in FoxPro Datenbank sowie in MySQL Tabelle auf Linux Server
  • Automatische Synchronisation dieser Daten bei Änderungen durch Verifier oder externem System
  • Umfangreiche Möglichkeiten zur Konvertierung und Weiterverarbeitung des resultierenden PDF Formulars

Vollständig integrierter Webserver

  • Sehr schneller Webserver direkt im FormCommander integriert (keine zusätzliche Software wie MSIIS notwendig). Durch direkte Kommunikation mit Browser sehr sicher und schnell (z.B. auch lauffähig von Memorystick aus ohne Installation)
  • Administration von Teilen des Systems über Webinterface
  • User- und Formularverwaltung sowie Verifizierung (Bearbeitung der Formulare sowie Abschluss für weitere Verarbeitung) über Webinterface
  • Webinterface zur Formularverwaltung
  • Optimiert für den zusätzlichen Zugang über Smartphones und Tablet Computer
  • Webinterface über HTML Templates frei definierbar
  • Automatische Erstellung von HTML Templates für Formularbearbeitung über Browser
  • Suchfunktion über sämtliche Formulare und Formularfelder
  • Ergänzen von ausgefüllten Formularen mit Fotos, Dateien und Sprachnachrichten direkt über Webinterface auf Smartphones und Tablet
  • Übersichtliche Darstellung und Bearbeitungsmöglichkeit der Formulare und zusätzlichen Dateien über Webinterface
  • Zusätzliche Anbindung an Messanger Systeme wie z.B. SKYPE
  • Erstellung eines RSS Feeds für den Internetbrowser mit den letzten Formularen und mittels frei definierbarer HTML Templates
  • Anforderung von Formularen von externen Programmen über Webservice (XML+PDF)

Verknüpfung von Formularen (Workflow)

  • Automatische Verknüpfung von Formularsets, ein Verkaufsauftrag kann z.B. aus mehreren Seiten bestehen, die kombiniert werden
  • Automatische Verknüpfung von beliebiger Anzahl von Folgeformularen. Es können z.B. Notizen, Zusatzformulare etc. zusätzlich zu einem Verkaufsformular gesendet werden. Verknüpfungen werden über ein definierbares Zeitlimit zwischen Formularen oder mittels Checkbox für Folgeformular gesteuert. Folgeformulare werden in Baumstruktur gespeichert
  • Manuelle Verknüpfung von Formularen zur Abbildung komplexer Formularstrukturen und Workflows in einer Baumstruktur
  • Nachträgliche Verknüpfung von Formularen mit externen Files und Dokumenten mittels Twain Interface (Scanner-Anbindung)

Export

  • Konvertierung in beliebige Formate
  • Leistungsfähige PDF Schnittstelle zur nachträglichen Bearbeitung, Verschlüsselung, Konvertierung etc.
  • Flexibler, frei definierbarer Export der digitalen Formulare definierbar als SQL, Mail, FTP, SOAP
  • Anbindung an beliebige Datenbanksysteme über ODBC
  • Export als editierbares PDF
  • Export über Reportgenerator definierbar
  • Export über XML mit integriertem PDF oder JPG des Formulars sowie Anhänge wie z.B. Fotos
  • Export erst bei Erfüllung spezieller Bedingungen (über Script definierbar) wie Abschluss des Formulars über Checkbox etc.
  • Export nach Abschluss der Verifizierung über Webinterface oder FormViewer
  • Sperre von Formularen nach Export für Änderungen
  • Integrierter, sehr leistungsfähiger Reportgenerator mit Designer für die Definition der Export Dateien

Formulardruck

  • Flexible Schnittstelle zwischen Printprozessor und Anwendung mit voller Kontrolle über den kompletten Druckvorgang
  • Definition der Formulare über einfache Script Schnittstelle (XML oder Textdateien)
  • Dezentrale Anbindung für Druckaufträge (z.B. von Außenstellen) über zentrale SQL Tabelle am Linux Server. Formulare können zentral gesteuert in Außenstellen automatisch z.B. mit Kundendaten, Ordersätzen etc. vorbefüllt ausgedruckt werden
  • Vorbefüllen von Formularfeldern beim Druck welche im resultierenden XML File wieder zurückgeliefert werden. Z.B. Auftrags- oder Kundennummer, Kundenadresse, Auftragsdetails, Barcodes etc.
  • Druck mit ausführlichem Logfile, jedes Detail wird im Logfile und Datenbank protokolliert
  • Spoolerüberprüfung beim Ausdruck, nur tatsächlich gedruckte Formulare werden als gedruckt mit Datum, Seitennummer, XML und Zähler registriert
  • Kontrollmöglichkeit über alle nicht verarbeitete Formulare
  • Sofortiger Ausdruck empfangener Formulare auf beliebigen Druckern im Netzwerk z.B. für Kommissionierung
  • Einfügen von kundenspezifischen Daten ins Formular über XML, CSV u.a. Schnittstellen. Das zurückgesendete XML File nach dem Ausfüllen des Formulars enthält die zusätzlich gedruckten Daten und kann dem Geschäftsvorgang zugeordnet werden.
  • Automatische Druckerschacht Sortierungen bei mehrseitigen Formularen mit Durchschlägen (z.B. Druck vom Hauptformular Schacht 1-> Durchschlag 1 (rosa) Schacht 2 -> Durchschlag 2 (grün) Schacht 3 etc.)
  • Automatische Integration von externen Dateiinhalten in Formularsets (z.B. Geschäftsbedingungen auf Rückseite)

Dynamische Formulare

  • Jedes Formular kann völlig unterschiedlich beim Ausdruck dynamisch gestaltet werden. Definition von Hintergrund, Formularfelder, Feldtypen, Schrift etc. über XML Datei. Z.B. bei individuellen Verträgen oder mehrseitigen Auftrags- oder Lieferscheinen.
  • Formulardefinition über einfache Scriptbefehle in Textdatei oder XML möglich
  • Import von PDF Dateien mit Seitenbeschreibung und Formularfeldern über flexible Schnittstelle (z.B. mehrseitige Lieferscheine mit beliebiger Anzahl von Seiten werden ergänzt um Auftragsnummer, Sendbox etc.)
  • Ergänzen der PDF Dateien mit zusätzlichen Feldern, Barcodes, Texten etc.
  • Automatische Erstellung der Verifizierungsmasken im Verifier für die nachträgliche Bearbeitung und Kontrolle

Verifizierung

  • Desktop Applikationen (FormViewer) zur Bearbeitung und Kontrollieren komplexer Formulare
  • Detaillierte Definition der Userberechtigungen für die Formularverarbeitung
  • Automatische Erstellung von Verifizierungsmasken
  • Scriptgesteuerte Exportlogik beim Abschluss einer Formular Verifizierung. Z.B. kopieren der Daten in einen speziellen Ordner oder Upload in externe SQL Datenbank
  • Integrierte Designer zur Anpassung der Verifizierungsmasken
  • Verifizierung mit Eingabemaske und PDF auf zwei Monitoren
  • Konvertierung der digitalen Formulare in editierbares PDF mit Eingabefelder. Der User erhält per Mail ein PDF mit dem Original und zusätzliche PDF Seiten mit dem Ergebnis der Schrifterkennung, welche vom Anwender korrigiert und über Webservice (Script direkt im PDF) zur Bearbeitung an den internen Webserver gesendet werden können. (Offline-Bearbeitung)
  • Extrahieren von Unterschriftsfeldern mit biometrischen Daten (Vektordaten mit Anpressdruck und Zeitstempel pro Stroke)
  • Playback in Echtzeit von einzelnen Formularfeldern oder kompletten Formular
  • Farbliche Darstellung von Anpressdruck bei Playback für Unterschriftenverifizierung
  • Extrahieren der Vektordaten von Skizzen im DXF Format

Workflow Management

  • Automatische oder manuelle Verknüpfung von verschiedenen Formularen über Bearbeitungszeit oder Verknüpfungsregeln
  • Übersichtliche Darstellung in Baumstruktur
  • Weiterleitung von Formularen anhand frei definierbarer Regeln an andere Sachbearbeiter als Email, editierbarem PDF oder HTML Formular zur On- und Offline Bearbeitung
  • Verifizierungsmöglichkeit einzelner Formularzeilen z.B. bei Stundennachweisen oder Fahrtenbüchern, bereits korrigierte Zeilen werden mit neuen Formularfeldern automatisch kombiniert
  • Spezielle Funktionen der Exportschnittstelle für die Änderung einzelner Formularzeilen
  • Sperre von einzelnen Formularzeilen für weitere Bearbeitung
  • Sperre von Formularen für die Verarbeitung am DPP Server mit Meldung am Mobiltelefon
  • Detaillierte History über alle Formularänderungen

Erweiterte Userkontrolle mittels GPS Daten und Zeitstempel

  • Für jeden Schriftzug werden die Vektordaten, exakte Zeit sowie Anpressdruck im System gespeichert
  • Zusätzlich können GPS Daten beim Senden des Formulars oder ständig über ein GPS Tracking erfasst werden
  • Darstellung von Tages- oder Wochenrouten von Usern über Google Maps oder MS MapPoint mit Zeitstempel für jedes Formular
  • Kontrollmöglichkeit mittels Zeitvorgaben für Aufgaben und Auswertung der Differenzen
  • Starten von scriptgesteuerten Aktionen (Mail, SMS, Skype Nachricht etc.) bei Nichteinhalten von Zeitvorgaben (z.B. Alarm bei Rundgangkontrollen oder Inkassodiensten)

Auswertungen

  • Integrierter, sehr leistungsfähiger Reportgenerator (FASTREP)
  • Aussagekräftige Statistik über Anzahl Formulare, Nutzungszeiten, durchschnittliche Dauer für das Ausfüllen der Formulare pro User und Projekt, Tages-, Wochen- Jahresübersicht mit div. Grafiken. Umfangreichen Filterfunktionen z.B. für User, Projekt, Zeiten etc.
  • Formularauswertung mit Volltextsuche
  • Stammdatendruck
  • Täglich automatischer Systemreport mit Statistik per Email mit ev. aufgetretenen Fehlern und Details dazu

Systemkontrolle

  • Check der Kommunikations- Logfiles auf dem DPP Server mit detaillierter Auswertung aller Zugriffe und ev. Fehler bei der Kommunikation sowie bei der Verarbeitung der Formulare
  • Kontrolle aller Mobiltelefonverbindungen mit Protokoll ev. Verbindungsfehler zum DPP Server und vom Stift zum Smartphone
  • Auswertung der Zeiten für Verbindungsaufbau und Verarbeitungsprozesse von Formularen für Optimierungen
  • Zyklischer Check von Verbindung zum Linux DPP Server, Mailserver, Webserver, Zugriffspfade für Exportschnittstellen, SQL Server etc.

Sicherheit

  • AES 256 Bit Verschlüsselung der Formulardatenbank
  • AES 128 Bit Verschlüsselung der PDF Dokumente (optional RC4, jedoch Einschränkung bei Berechtigungsvergabe von Dokumenten)
  • Berechtigungen für PDF Formulare (Druck, kopieren, ändern, Notizen ergänzen, Felder ausfüllen etc.)
  • Passwortschutz für PDF Formulare
  • Digitale Signatur von Formularen (PKCS#12 Zertifikat/private key)

Hohe Ausfallsicherheit durch ständige Systemüberprüfung (SYSMON)

  • Eigenständige Software kontrolliert ständig das komplette System
  • Integriertes Webinterface für Systemadministration und Kontrolle
  • Aufruf von Logfiles über Webinterface
  • Zyklische Prüfung auf Verbindung zu Formidable
  • Zyklische Prüfung der Mail Accounts
  • Zyklische Prüfung ob FormCommander läuft über Webservice
  • Zyklische Prüfung der SQL Datenbank
  • Zyklische Prüfung auf Verarbeitungsprobleme und Fehler
  • Mail, SMS oder Skype Message bei Problemen

Spezifische Funktionen in Verbindung mit XMS Formidable Server

  • Zusätzlich Transfer von Vektor Rohdaten, PrePopulated Daten (vorbefüllte Formulare) und Anhängen zu Formularen wie Bilder, Sprachnachrichten, Dateien etc.
  • SQL Interface anstatt Standard Mail Transfer der Daten
  • Direkte Anbindung an Formidable API und PHP Scripts am Server
  • Formular auf Server sperren und wieder öffnen direkt vom FormCommander oder Verifier aus, auch über die Workflow Steuerung automatisch
  • Import der Konfiguration von Formularen vom Server (config.xml, Hintergrund EPS Files, Eventhandler, etc.)
  • Verwalten und direktes Bearbeiten von Eventhandlern am Server
  • Automatische Installation von Eventhandlern
  • Lexika Upload welche über FormCommander bzw. Verifier erstellt wurden zur Konvertierung und Installation auf DPP Server
  • Zyklische Überprüfung der Logfiles appserver.log und dpp-hub.log am Server auf ev. Fehler und Report per Mail an Admin mit Statistik und Fehleranalyse
  • Import der Userdaten aus Formidable für Analyse der verwendeten Penpuser Versionen, Telefone, Userdaten etc.
  • Ändern von User Passwörtern am Server direkt aus FormCommander